Nếu bạn đang sở hữu một website riêng thì nhu cầu tạo các địa chỉ email với tên miền của website đang chạy là cần thiết nhất là khi website ấy là của công ty hay doanh nghiệp. Email với tên miền riêng tạo ra sự chuyên nghiệp cũng như lòng tin từ khách hàng. Sẽ thật dễ dàng nếu website bạn đang chạy trên một hệ thống máy chủ được thiết lập tốt tuy nhiên nếu bạn không đủ kinh phí cũng như máy chủ bạn đang sử dụng không hỗ trợ tốt cho việc thiết lập hệ thống máy chủ gửi và nhận mail thì bạn có thể tìm đến dịch vụ tạo email với tên miền riêng từ Zoho.
Trước kia khi nhắc đến dịch vụ tạo email với tên miền riêng ta thường nghĩ ngay đến Google Apps. Tuy nhiên hiện nay Google Apps không còn miễn phí và dịch vụ tương tự của Microsoft (https://www.domains.live.com/) vẫn duy trì chế độ miễn phí nhưng rắc rối trong việc cấu hình. Và Zoho Mail (https://mail.zoho.com/) là dịch vụ đang sử dụng hơn cả vì nó miễn phí và dễ cấu hình cho người không chuyên.
Đầu tiên để sử dụng dịch vụ bạn truy cập vào địa chỉ https://mail.zoho.com/biz/mailsignup.do?plan=free. Trên trang web bạn hãy điền tên miền muốn tạo email tại khung Add Domain.
Bạn bấm nút Add Domain ngay bên cạnh để tiếp tục. Lúc này bạn sẽ được chuyển đến trang khai báo thông tin đăng nhập. Bạn tiến hành điền đủ thông tin như hình bên dưới rồi bấm nút Sign Up để chuyển sang bước kế tiếp.
Bước kế tiếp sẽ thông báo cho bạn biết bạn đã khởi tạo thành công dịch vụ cho tên miền bạn bạn hãy bấm vào liên kết Proceed to verify domain ownership để chuyển đến bước kế tiếp là xác nhận chủ sở hữu tên miền.
Đồng thời lúc này bạn hãy kiểm tra hòm thư của bạn để kích hoạt tài khoản vừa đăng ký thông qua đường link mà Zoho gửi cho bạn vì nếu không kích hoạt thì sau 30 ngày kể từ ngày đăng ký Zoho sẽ dừng các hoạt động của tài khoản vừa tạo vì bạn đã không xác nhận.
Ở bước xác nhận là nhân tin chủ nhân của tên miền đã đăng ký Zoho cho phép bạn ba lựa chọn là: Tạo bản ghi phương thức hoặc bản ghi phương thức TXT từ dịch vụ quản lý tên miền và upload tập tin HTML lên máy chủ lưu trữ web để Zoho tiến hành nhận diện. Ở đây ta nên chọn cách upload tập tin HTML vì nó là dễ nhất.
Trên máy chủ lưu trữ của mình bạn tạo 1 thư mục có tên là: zohoverify sau đó bạn upload tập tin có tên là verifyforzoho.html (tập tin này do Zoho cung cấp) vào thư mục vừa tạo. Bạn nhấn nút Verify để Zoho tiến hành xác minh.
Nếu xác nhận thành công Zoho sẽ chuyển bạn đến trang khởi tạo tài khoản email nếu không thành công bạn hãy kiểm tra lại thao tác xem sai ở bước nào và tiến hành thử lại.
Bước tiếp theo là Add Users (thêm tài khoản người dùng). Ngoài tài khoản khai báo lúc đầu bạn có nhu cầu thêm các tài khoản nữa thì bạn hãy thêm hoặc có thể thêm sau này vẫn được. Bạn bấm Next để tiếp tục.
Bước Create Groups (tạo nhóm) nếu không cần thiết bạn có thể bấm Next để chuyển đến bước, cấu hình tên miền để gửi và nhận mail (Configured Email Delivery). Đây là bước quan trọng nhất vì nó quyết định bạn có làm cho dịch vụ được hoạt động hay không. Bạn cần truy cập vào dịch vụ quản lý tên miền và tạo 2 bản ghi ở phương thức MX với các thông số được Zoho yêu cầu.
| Host Name | Address | Priority |
| @ | mx.zoho.com | 10 |
| @ | mx2.zoho.com | 20 |
Zoho có hướng dẫn bạn cách thức tạo các bản ghi này nếu bạn sử dụng 1 số dịch vụ quản lý tên miền thông dụng như: Godaddy, Yahoo! Domain, Name.com. Registercom,… Nếu thật sự bạn không rành bạn có thể nhờ một người có kinh nghiệm giúp đỡ. Sau khi khởi tạo xong bạn bấm Next để tiếp tục
Còn lại các bước Email Migration, Mail Client Configuration, Mobile Access là cấu hình để gửi và nhân thư bằng các giao thức POP, IMAP. Nếu bạn không có nhu cầu có thể bấm Skip để bỏ qua và tiếp tục.
Kết thúc các bước là bạn đã có một địa chỉ email với phần mở rộng là tên miền riêng của mình và bạn có thể đăng nhập vào hòm thư của mình qua địa chỉ https://www.zoho.com/mail/login.html.
Cũng giống như Google Apps thì Zoho Mail cũng mang lại cho người dùng của mình nhiều dịch vụ thêm. Tùy theo nhu cầu của người dùng mà bạn có thể mở rộng thêm tính năng bằng cách mua các gói dịch vụ thay vì sử dụng dịch vụ miễn phí và bị giới hạn chức năng.
Huỳnh Mai Anh Kiệt (LBVMVT)
